Budget Starta projekt eller företag Projektrapport Start Handledning Kontakt Credits
© MTC  2013,    Image courtesy of FreeDigitalPhotos.net.

Budget

Budgeten är inget man slarvar med. Den är nyckeln till framgång eller katastrof. Du testar dina idéer ekonomiskt utan att riskera att förlora riktiga pengar. Här beräknar du om ditt projekt kommer att generera en vinst eller en förlust. Du söker ”Break Even” dvs hur mycket du måste omsätta för att göra resultatet noll. Budgeten gör du för minst 3, men helst 5 år – om projektet inte är kortare och kommer avslutas innan den tidsperioden är klar. Du skall göra din budget på en dator i ett kalkylprogram – så du senare snabbt kan testa vad som händer om man ändrar någon detalj. Om du höjer priset på en vara t.ex. men då måste du troligen samtidigt minska antalet kunder eftersom färre vill betala mera. Du gör kalkylen i ett dokument, men kan använda flera sidor (som syns som flikar) i dokumentet. Du gör så att de olika delarna hänger ihop så att om du ändrar en siffra så ändras övriga uppgifter automatiskt samtidigt. De flesta celler skall därför bestå av formler som inkluderar siffror som automatiskt hämtas från andra celler. Då slipper du göra om hela budgeten om du vill testa och ändra en eller ett par detaljer.
Fortsätt -->
Jag rekommenderar att du t.ex. har en ljusblå bakgrund i alla celler som innehåller siffror du får ändra i. Dessa skall inte innehålla formeler. T.ex om hur många kunder du kommer ha. Alla övriga celler skall du bara skriva en gång med en formel och sedan aldrig ändra den – utan den ändras automatiskt varje gång du ändrar en cell med en ljusblå bakgrund som den aktuella cellen inkluderar i sin formel direkt eller indirekt. Det kan vara bra att ha en eller ett par flikar som bara innehåller de ljusblå cellerna och låta övriga ligga på egna flikar. Du kan rent av låsa celler du inte får ändra i. Många av dina flikar kommer innehålla beräkningar, siffror, osv som du lägger in men som aldrig kommer tas med i utskriften som du lämnar till banken eller finansiärer. Dessa flikar är bara där för att kalkylera vissa variabler. Antagandena skriver du in i textdelen av projektrapporten, men beräkningarna gör du alltså under egna flikar. Det är bra att göra en flik med kalkyler som omfattar alla månader för hela perioden, dvs de 3 eller 5 år som budgeten omfattar. För en 5-årsbudget innebär detta att denna flik har 60 kolumner med månadsnamn, typ Mars-2015, April-2015, osv. Denna sida skall inte heller visas upp. Utan istället skapar du sedan flikar, en för varje år (2014, 2015, 2016, …) och typ (balansräkning, vinst o förlust, kassaflöde, beräkningar.) och det är dessa flikar du visar upp senare. De sistnämnda skall då i första hand bestå av ”länkar” till celler i den stora kalkylfliken och därmed automatiskt uppdateras när du ändrar något (i ljusblå cell). Det finns många olika kalkylprogram. Microsoft Excel och Open office t.ex. Plus flera online som t.ex. Google har. En del kostar pengar medan exempelvis Open Office är gratis.
Så börja med att skapa en eller flera flikar med antaganden. Hur många kunder under vilken tidsperiod, osv. Normalt månadsvis eftersom beräkningarna görs månadsvis. Du kan komplettera med en tidsplan. Där du skriver in vilken månad skall vad ske. T.ex. om du skall starta ett eget klädesmärke lägger du in vilken månad du lägger beställningen, när du betalar för den (ofta sker detta i omgångar t.ex. en summa vid beställning och en vid leverans). När du får leverans, när du levererar till kund, när du får betalt, osv. Och även här kan det vara så att du får betalt i omgångar. Du använder tidsplanen för att göra beräkningarna, dvs se i vilken månad du lägger in vilken utgift respektive intäkt. För en kaffeteria kan naturligtvis summorna vara i stort sett samma för varje månad medan för ett klädesmärke som får leverans 2 ggr per år det kan vara stor skillnad mellan månaderna. Du sparar din första upplaga av budgeten när den är klar. Sedan sparar du den under ett nytt namn och testar vad som händer om du ändrar i olika variabler. Du kommer troligen ha många versioner till slut och det är bra. För du vill testa i teorin vad som kan hända om man ändrar det ena och det andra. Så du kommer ha budgetvariant 1, budgetvariant 2, osv. När du gjort klart budgeten (men mer info följer om budgeten) så skriver du bara ut de sidor som är relevanta för banker och finansiäer osv – med andra ord passar in i projektrapporten.

Antaganden

När du skapar din budget måste du göra ett antal antaganden. -Vad olika saker kostar. T.ex. inköp av olika varor, hyra, löner, räntor och allt annat som är aktuellt. -Hur mycket du köper in, och när. -Hur mycket du säljer och till vilket pris. -Hur många kunder och när de handlar. Vissa verksamheter säljer mycket till jul men lite däremellan t.ex. -Hur många returer du får, vad som förblir osålt, osv. Det är mycket som skall med. Olika mycket för olika projekt och olika saker för olika projekt. Tjänsteföretag säljer t.ex. tjänster och inte produkter och har då mycket mindre av inköp. Beräkningar Så sätts allt in i dokumentets olika flikar så att beräkningar skapas. Första varianten saknar ofta en hel del som du får lägga till allteftersom. Dessutom visar första varianten, bl.a. som en konsekvens av detta felaktiga resultat. Dessa justeras ju mer du bearbetar siffrorna. Se till att alla siffror och antaganden är realistiska. Förklara för dig själv varför de är realistiska. Var inte överdrivet optimistisk när du gör antaganden – ett fel många gör. Men å andra sidan skall man inte vara överdrivet pessimistisk i sina kalkyler utan gör en kalkyl som verkar rimlig. Ta gärna hjälp när det gäller att analysera om den är rimlig.
Projektrapport Rapport Budget När rapporten är klar Budget