Antaganden och ekonomi Starta projekt eller företag Projektrapport Start Handledning Kontakt Credits
© MTC  2013,    Image courtesy of FreeDigitalPhotos.net.

Antaganden

Delen Antaganden i din projektrapport är övergången mellan ”textdelen” och budgeten. Den beskriver i ord utgångspunkterna för budgeten. En budget är ju meningslös om den bara är tagen ur luften. Den måste bygga på ett antal antaganden. Dessa antaganden skall sedan omsättas i siffror i budgeten.  Fundera noga igenom vilka ekonomiska variabler som kräver antaganden och skriv ner dessa. Du kommer troligen, när du arbetar med budgeten, behöva ändra i dessa antaganden för att få ihop det hela. Men ändra aldrig så det blir orealistiskt – se till att din plan är realistisk för det är orätt mot dig själv och alla andra som skall vara med i projektet om det misslyckas för att du skapat en orealistisk projektrapport. 
Fortsätt -->
Antaganden ges både för utgifter och för inkomster. En kaffeteria kan t.ex. ha följande: Utgifter: Hyran, Städkostnader, El, Telefon, data, osv, Diverse administrativa kostnader, osv – antagande om vad detta kommer kosta per månad. Priset på inköp av kaffe respektive bullar, osv, Observera att om kunderna köper mera blir kostnaden högre och tvärtom om kunderna köper mindre blir kostnaden lägre – när man anpassar sig. Sedan får man inte glömma bort att en del bullar osv inte kunde säljas i tid och får kastas – så man kan inte koppla antalet inköpta bullar med antalet kunder och hur många de förväntas äta utan inköpsantalet skall vara något högre än sålda, dvs det kan finnas ett antagande som att ”på varje såld bulle i kaffeterian behöver man köpa in 1,2 bullar” från leverantören (alternativt själv baka). Löneuttag, arbetsgivaravgifter, sjuklön, … om det är aktuellt. Plus en del annat, tänk noga igenom vilka utgifter du kommer ha. Inkomster: Hur många besökare räknar du med är ett antagande. Observera att antal besökare kan variera under dagen, t.ex. fler runt lunchen och sen eftermiddag eller … Och olika många besökare olika veckodagar, kanske färre på måndagar men fler på fredagar till söndagar. Olika antal vid olika tider på året, t.ex. fler på sommaren när de kan sitta på uteserveringen (om inte kaffeterian ligger i ett bostadsområde som töms under sommaren – då sjunker besökarantalet istället på sommaren). Kan vara extra i samband med vissa helger, evenemang, osv beroende på läget. Sedan ett antagande om hur mycket respektive kund handlar för. Då måste man ha med priser. T.ex. 5% köper en kaffe för 15:-, att 25% av besökarna köper en kaffe och en bulle för 45:-, 30% köper kaffe och bakelse för 70:-, 20% köper kaffe och smörgås för 65:- och resten köper för i genomsnitt 55:-. När man gör budgeten kan man laborera med olika priser och hur det påverkar antal besökare och därmed resultatet. Lägre priser ger kanske fler besökare och besökare som köper lite mera, men en lägre marginal per köp. Sedan skall man ta hänsyn till att kaffeterian t.ex. säljer extra när det är semestertider, osv. Och kan kunderna köpa bullar, osv och ta med hem skall denna del av verksamheten ha egna antaganden vad gäller försäljningen.

Ekonomi

Frågor som hur du finansierar projektet tar du med i denna del. Samt en sammanfattning i ord vad budgeten visar dvs. vilket resultat i pengar du räknar med. Det är också bra att redogöra för det som kallas break even.  Detta är ett engelskt uttryck och anger hur mycket man måste sälja för att inte göra en förlust. T.ex. att kaffeterian kräver 120 besökare per dag som handlar för i snitt mint 55:- för att inte göra en förlust. Du får fram siffran genom att laborera med budgeten och testa olika varianter.
Projektrapport Rapport Budget När rapporten är klar